SaaS-Zeiterfassung mit Entra ID- und MS Teams-Integration

Organisationen müssen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfassen und sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Bestimmungen entspricht. Wenn Mitarbeitende diese Pflicht zum Anlass nehmen, Arbeitszeit auf Aufgaben oder Projekte zu buchen, ergeben sich daraus analytische und operative Möglichkeiten:

Eine Führungskraft erkennt, wofür seine Teammitglieder ihre Arbeitszeit verwenden: Die Grundlage für Optimierungen.
Dienstleister können die Buchungen direkt zur Verrechnung ihrer Leistung nutzen, intern wie extern.
Zeitbudgets für einzelne Aufgaben und Projekte können - auch auf Teamebene - mit einem Klick getrackt werden.

Systeme, die diese Anforderungen abdecken, sind bereits am Markt vorhanden. Was macht dieses Projekt einzigartig?

Die von uns entwickelte Zeiterfassung nutzt die Organisationsabbildung, die bereits in Microsoft 365 / Entra ID angelegt wurde. Die Anwendung liest die Team-Struktur der nutzenden Organisation aus und aktualisiert sich alle 15 Minuten. Der Nutzen: Man kann Aufgaben und Projekte nicht nur Einzelpersonen zuweisen, sondern ganzen Teams. Kommt jemand neu in ein Team, kann er automatisch auf die Tasks des Teams buchen. Das reduziert den administrativen Aufwand für die Aufgabenverwaltung erheblich. Es gibt eine Single-Source-of-Truth - und das ist das Entra ID-System der nutzenden Organisation.

Hinzu kommen weitere Features wie z.B. Exportmöglichkeiten nach Excel und PDF, eine Homeoffice-Markierung, um entsprechende Unternehmensregeln zu validieren oder die Kennzeichnung von nicht vollständig verbuchten Tagen. Außerdem können User individuell Standardarbeitszeiten hinterlegen und zwischen dem Dark- und dem Light-Theme wählen. Natürlich ist die Anwendung responsive und kann mühelos auch auf Mobilgeräten genutzt werden. Genauso kann sie beim Mandanten als Teams-App aktiviert werden

BRANCHE

Organisationen, die Arbeitszeit auf Aufgaben oder Projekte buchen möchten

TECHNOLOGIEN

Backend
- Azure
- Postgres
- Liquibase
- Kotlin
Frontend
- Next.js/React
- Tailwind

HERAUSFORDERUNG

Einfaches Onboarding neuer Mandanten
Anspruchsvolles Rollenkonzept

ERGEBNIS/MEHRWERT FÜR DEN KUNDEN

Dynamische Anbindung an MS 365-Gruppenstruktur
Aufgaben können ganzen Teams und Einzelpersonen zugeordnet werden
Automatische Kontrolle von Arbeitszeitgesetzen
Einfache Überwachung von Zeitbudgets

Hochperformante Architektur mit Kotlin im Backend und Next.js/Tailwind im Frontend

Fachlich ist die Zeiterfassung selbst nur die erste Komponente der Anwendung, in Rahmen ihrer Entwicklung wurden jedoch die wesentlichen architektonischen Entscheidungen getroffen.

Anforderungsmanagement und Umgebungen

Die Entwicklung erfolgt mit den drei üblichen Umgebungen DEV, TEST und PROD. Als Softwareentwicklungsplattform ist Gitlab im Einsatz. Die Anforderungssteuerung sowie das Bug-Tracking erfolgt in Azure DevOps - leider ein Tool, bei dem man Aufgaben nur individuell zuweisen kann.
Test-getriebene Entwicklung im Backend

Die Backend wird mit Kotlin als Programmiersprache entwickelt und auf Azure betrieben. Die Gitlab-Repositories für Backend und Frontend sind getrennt. Die Dokumentation der Endpunkte erfolgt mit Swagger, die Konfiguration der Datenbank mit Liquibase. Da jeder Mandant ein eigenes Schema erhält, können diese für große Kunden individuell konfiguriert werden.
Next.js/React und TailwindCSS im Frontend

Um auch im Frontend minimale Latenzen zu erreichen, wird es basierend auf Next.js/React entwickelt. Die optische Gestaltung erfolgt mit TailwindCSS. Dadurch kann man sehr schnell optisch ansprechende Layouts erstellen, mit individuellen Anpassungen experimentieren und schließlich mit einer hohen Komponentisierung für ein einheitliches Erscheinungsbild innerhalb der Anwendung sorgen.
Demo-Mandant mit Artillery

Um die Anwendung ohne Echtdaten demonstrieren zu können, wird mit Artillery - ein eigentlich für Lasttests gedachtes Tool - der Showcase-Mandant täglich mit weiteren Daten gefüllt. Dieser Mandant heißt übrigens Leev Ma Rie, eine Hommage an Köln und einen der dort geborenen Elefanten.

Der Effekt: Kinderleichte Budgetkontrolle und Erkennung von Zeitfressern

Der konkrete Nutzen unterscheidet sich von Organisation zu Organisation. Für uns ist wichtig:

Keine redundante Datenpflege: MS 365 ist das führende System. Wechselt oder verlässt jemand ein Team, ist es nur dort zu pflegen.
Die Budgetkontrolle unserer Beauftragungen ist ein Kinderspiel. Wir erkennen frühzeitig, wo nachgeordert werden muss und verhindern ungewollte Einsatzunterbrechungen.
Für welche internen Aufgaben und Projekte wird wie viel Zeit investiert? Besteht Optimierungspotenzial?
Leistungsnachweise erstellen wir per Knopfdruck, direkt mit unserem Logo - das natürlich aus dem Azure-Unternehmensbranding des Mandanten kommt und somit auch nicht innerhalb von Clockly zu pflegen ist.

Ausblick: Urlaubsanträge, Zeitkonten, Fakturierung,...

Das Fundament ist gelegt, die erste Funktionalität mit der Zeiterfassung implementiert. Wie geht es weiter?

Tatsächlich sollen darüber die Early Adopter mitentscheiden. Wir haben schon ein paar Ideen:

Urlaubsanträge: Die Teams sind schon im System, markiert mit Teamleitern. Es ist ein logischer nächster Schritt, Urlaubsanträge mit Genehmigungsworkflow und Krankmeldungen über Clockly abzudecken, um eine 360°-Sicht über die Arbeitszeit zu erhalten.
Arbeitszeitmodelle konfigurierbar zu machen und Zeitkonten einrichten zu können ist ebenfalls naheliegend.
Vor allem für Dienstleister interessant: Wenn man die Stunden schon im System hat, kann man direkt die Fakturierung der Leistung daraus anstoßen.

Hast du weitere Ideen? Melde dich gerne bei uns! Auch wenn du gerne die Zugangsdaten für verschiedene Rollen unseres Showcase-Mandanten haben möchtest.

Noch Fragen?

Telefonisch erreichen Sie uns unter (0221) 2220 2736, per E-Mail unter mail_us@rheindata.com.