Einer der großen Mehrwerte von Power BI liegt für Unternehmen in den weitreichenden Analysemöglichkeiten durch Berichte, die sich organisationsweit bereitstellen und verteilen lassen. Dabei ist das besondere Merkmal von Power BI-Dokumenten ihr hoher Grad an Interaktivität, der den Berichtskonsumenten durch dynamische Filterungen das Erkennen von Mustern und Zusammenhängen ermöglicht.

Aufgrund dieser Funktionsweise können explorative Berichte dieser Art einen entscheidenden Beitrag für die Realisierung von Self-Service BI innerhalb eines Unternehmens leisten. Gleichzeitig wird auf diese Weise jedoch nur einer der Aspekte eines ganzheitlichen Berichtswesens abgedeckt. So haben auch hoch standardisierte und automatisiert versendete Reportinglösungen in Hinblick auf wiederkehrende Fragestellungen weiterhin ihre Daseinsberechtigung. Der Anwendungszweck von Power BI-Berichten liegt hingegen in der Datenanalyse, weshalb die betrachteten Daten weniger in tabellarischer Form sondern überwiegend hoch aggregiert und grafisch dargestellt werden. Aus diesem Grund bringt es große Herausforderungen mit sich, wenn die Anforderungen eines automatisierten Standard-Reportings mit diesem Berichtsformat in Einklang gebracht werden sollen.

Für diese Problemstellung wird innerhalb von Power BI eine spezielle Lösung angeboten. So lässt sich ein beschriebenes Standard-Reporting dieser Art durch den Einsatz von paginierten Berichten (Paginated Reports) realisieren. Bisher stand dieses Berichtsformat ausschließlich Premium-Kapazitäten ab einer P1-SKU-Lizenz zur Verfügung. Da paginierte Berichte mit dem neuen Power BI Premium Lizenzierungsmodell allen Premium-Kapazitäten und auch Einzelnutzern zugänglich gemacht werden, bietet sich vielen Unternehmen die Chance, dass sie ihre bestehende Reportinglösung ohne hohe Einstiegshürden um einen essentiellen Aspekt erweitern können. Diese Entwicklung möchten wir zum Anlass nehmen, den Anwendungszweck von paginierten Berichten vergleichend zu verdeutlichen und näher zu betrachten, wie diese ein bereits bestehendes Power BI Berichtswesen zielführend ergänzen können.

Was versteht man unter paginierten Berichten?

Bei paginierten Berichten handelt es sich um ein eigenständiges Berichtsformat, das sich im Power BI-Service ergänzend zu bestehenden Power BI-Berichten bereitstellen lässt. Dabei sind paginierte Berichte insbesondere darauf ausgerichtet, dass ihre Inhalte in einer standardisierten Form dargestellt und verteilt werden können. Aus diesem Grund liegt das besondere Merkmal dieses Formates auch in der Möglichkeit der millimetergenauen exakten Definition eines gewünschten Layouts. So passt sich das definierte Layout an die Berichtsinhalte an und stellt diese auch über mehrere Seiten ohne das Abschneiden von Daten entsprechend dar. Die verschiedenen Anwendungszwecke von Power BI-Berichten und paginierten Berichten zeigen sich am deutlichsten in einem beispielhaften Vergleich.

In einem vorliegenden Bericht soll der Gewinn betrachtet werden, der über verschiedene Jahre in Vertriebsgebieten und den dazugehörigen Städten erzielt wurde. Diese Daten sollen sowohl tabellarisch als auch grafisch dargestellt werden. In Abbildung 1 zeigt sich, wie der Berichtskonsument in einem Power BI-Bericht die relevanten Daten durch die Filterauswahl zur Laufzeit des Berichtes entsprechend einschränken kann. Gleichzeitig wird bei der Auswahl eines Datenpunktes dessen Zusammenhang mit den übrigen Berichtselementen deutlich. So wird durch die Auswahl der Stadt „Rosa Sánchez“ auch grafisch verdeutlicht, welchen Anteil diese zum Gesamtgewinn des Vertriebsgebietes „External“ beitrug.

Abb. 1: Ein dynamisch analysierbarer Power BI-Bericht

Berichtsseiten sind generell über Abonnements und Power Automate verteilbar oder über die Export-Funktion abrufbar. Auch wenn sich durch diese Berichtsseite wichtige Erkenntnisse gewinnen lassen, eignet sie sich in ihrem Design jedoch nur begrenzt für eine weitere Verteilung. So stehen bei den genannten Möglichkeiten nur PDF-, PowerPoint- oder Bilddateien als mögliche Exportformate zur Verfügung, die alle jeweils nur den entsprechenden Bildausschnitt wiedergeben. Neben der Interaktivität gehen daher bei der Verteilung auch die in der Tabelle enthaltenen Daten verloren, die mit der aktuellen Auswahl nicht in der Visualisierung zu sehen sind. In Abbildung 2 zeigt sich, wie ein paginierter Bericht im Power BI-Service dargestellt wird.

Abb. 2: Ein paginierter Bericht im Power BI-Service

So hat der Berichtskonsument auch in diesem Fall die Möglichkeit seinen Betrachtungsschwerpunkt über Filter einzuschränken. Zwar bieten paginierte Berichte keine Interaktionsmöglichkeiten, aber die abgebildeten Kopf- und Fußzeilen weisen auf die besondere Stärke dieses Formates hin. So werden die enthaltenen Daten, wenn es erforderlich ist, auf mehreren Seiten dargestellt und lassen sich um Informationen wie Seitenzahlen oder Ausführungszeitpunkte anreichern. Dabei stehen für den Abruf und die Verteilung der Berichtsseite die gleichen Kanäle wie für Power BI-Berichte zur Verfügung. Darüber hinaus lassen sich neben weiteren Zielformaten unter anderem Excel-Dateien nutzen, wodurch eine weitere Bearbeitung der innerhalb des Unternehmens verteilten Daten direkt ermöglicht wird.

Wie lassen sich paginierte Berichte entwickeln und veröffentlichen?

Da es sich bei paginierten Berichten um ein eigenständiges Format (.rdl) handelt, erfolgt die Entwicklung entsprechend mit einem speziellen Tool. Wie auch mit Power BI Desktop für die bekannten .pbix-Dateien, stellt Microsoft mit dem Power BI Report Builder auch in diesem Fall direkt eine kostenfreie Entwicklungsumgebung zur Verfügung. So lassen sich paginierte Berichte lokal entwickeln und im Anschluss im Power BI-Service veröffentlichen. Dabei können unter anderem auch bereits bestehende Power BI-Datasets als Datenquelle angebunden werden. Auf diese Weise lassen sich die für Power BI-Berichte etablierten Datenmodelle auch für die Darstellung in paginierten Berichten nutzen.

Abb. 3: Die Entwicklung paginierter Berichte im Power BI Report Builder

In Abbildung 3 wird die Funktionsweise des Power BI Report Builders exemplarisch verdeutlicht. So lassen sich die tabellarisch darzustellenden Daten in Hinblick auf ihren Auswertungszweck gruppieren und für Aggregationen um Summenspalten und -zeilen ergänzen. Dabei lassen sich Parameter für den Bericht definieren, die dem Berichtskonsumenten den Abruf der gewünschten Datenmenge ermöglichen. Die letzten Endes auszuwertenden Daten werden in der gewünschten Granularität in Detailzeilen dargestellt, an die sich das Berichtsdesign dynamisch anpasst. Auf diese Weise lässt sich unabhängig von der Menge der betrachteten Daten ein konsistentes Layout gewährleisten, das sich bei Bedarf auch über mehrere Seiten erstrecken kann.

Ein fertig entwickelter paginierter Bericht lässt sich im Power BI-Service veröffentlichen und einem entsprechenden Arbeitsbereich zuweisen. Dort steht dieser zusammen mit bereits bestehenden Power BI-Berichten den Berichtskonsumenten zur Verfügung und kann nach Bedarf mit der gleichen Vorgehensweise unternehmensweit verteilt werden (siehe Abbildung 4).

Abb. 4: Ein paginierter Bericht (oben) und ein Power BI-Bericht (unten) in einem Arbeitsbereich

Die grundlegenden Unterschiede aber auch Gemeinsamkeiten der beiden Berichtsformate werden in Abbildung 5 vergleichend dargestellt. So erlauben explorative Power BI-Berichte die tiefergehende Analyse von Zusammenhängen und bieten dem Berichtskonsumenten zu diesem Zweck eine hohe Interaktivität. Gleichzeitig ergänzen paginierte Berichte das Berichtswesen durch statische Berichte in konsistentem Layout, die sich insbesondere für die organisationsweite Verteilung eignen.

Abb. 5: Power BI-Berichte und paginierte Berichte im Vergleich

Fazit

Mit den zukünftigen Neuerungen des Power BI Premium Lizenzierungsmodells bietet Microsoft Unternehmen eine generelle Möglichkeit, um paginierte Berichte in ihre bereits bestehenden Reportinglösungen integrieren können. Dabei wird auch dieses Berichtsformat stetig weiterentwickelt, damit bestehenden und zukünftige Anforderungen zielführend abgedeckt werden können. Wenn Sie weitere Fragen zu den Einsatzmöglichkeiten von paginierten Berichten haben, kommen Sie gerne auf uns zu. Gerne unterstützen wir Sie als Microsoft Partner darüber hinaus auch bei weiterführenden Fragestellungen zu den Themen Power BI sowie Business Intelligence und Data Analytics im Allgemeinen.